Si tuviéramos que nombrar los activos más importantes de una empresa, de inmediato mencionaríamos al capital humano, seguido por las propiedades, equipos, etc. Sin embargo, no podemos dejar de lado la gestión de procesos, ya que es clave para que un proyecto sea exitoso. Esto nos lleva a conocer qué es el BPMN, una herramienta diseñada para que todos los involucrados en un proceso puedan colaborar de forma eficiente.
Tratándose de su estatus de lenguaje universal, el uso de esta herramienta es parte del plan de estudios de la Maestría en Tecnologías de la Información de la Escuela de Posgrado Newman. Acompáñanos a conocer más al respecto.
¿En qué consiste BPMN (Business Process Model and Notation) y para qué sirve?
En español, BPMN significa “Modelo y Notación de Procesos de Negocio”. Se trata de un estándar de carácter global que representa a modo de diagrama todas las actividades y flujos de información que forman parte de un proceso empresarial.
El diagrama BPMN sirve como un lenguaje común que facilita el intercambio entre todos los participantes de un proyecto, incluyendo a analistas de negocios, desarrolladores técnicos y administradores. Al utilizar este recurso, los participantes pueden tomar elementos de una etapa del proceso para utilizarlos en otras, logrando una comunicación más fluida.
Al proporcionar una representación visual fácil de entender, el diagrama de procesos BPMN es una opción favorable para las empresas que buscan lograr mejorar su efectividad y eficiencia, obteniendo así una mayor ventaja competitiva.
No debemos confundir el BPMN con la Gestión de Procesos de Negocio (BPM – Business Process Management). El BPM es una metodología que busca agilizar las tareas y actividades de una organización para alcanzar sus objetivos, mientras que el BPMN es una herramienta gráfica que forma parte de la disciplina BPM.
¿Cuáles son las cuatro categorías de BPMN?
Para poder trazar este tipo de diagrama, es necesario conocer cuáles son los elementos BPMN. En total, son cuatro categorías que representan acciones distintas, cada cual con su respectiva simbología BPMN. Son las siguientes:
Objetos de flujo
Son todos los elementos que se interconectan dentro del diagrama para formar el flujo de trabajo. Entre ellos encontramos:
- Eventos: Describen con símbolos circulares todo aquello que está sucediendo. Pueden ser eventos de inicio, intermedios o finales.
- Actividades: Su representación gráfica es rectangular, y muestran los tipos de trabajos próximos a realizarse como tareas, subprocesos o transacciones.
- Compuertas: Los gateways en BPMN actúan como divisores dentro del flujo para señalar puntos de decisión. Se expresan con forma romboidal.
Objetos de conexión
Se encargan de conectar a los objetos de flujo entre sí a través de diferentes tipos de líneas, según el tipo de relación que tengan.
- Flujo de secuencia: Señalan el orden de las actividades a través de líneas continuas.
- Flujo de mensajes: Representa el intercambio de información entre dos participantes del proceso. Su símbolo es una línea discontinua.
- Asociación: Se utiliza para conectar a un objeto de flujo con un evento, actividad o dato, a través de una línea punteada.
Artefactos
Los artefactos de un modelado de procesos de negocio muestran información complementaria, que no llega afectar el flujo de trabajo.
- Objetos de datos: Agrupan los datos necesarios para un proceso. Su símbolo es una hoja de papel con la esquina superior doblada.
- Grupos: Se usan para relacionar actividades similares, a través de un rectángulo de líneas discontinuas.
- Anotaciones: Son descripciones que ayudan al usuario a entender mejor el diagrama.
Swimlanes
Los swimlanes permiten separar los conjuntos de actividades dentro del diagrama, especificando los roles que cumple cada persona involucrada en el proceso. Los elementos se agrupan en rectángulos grandes.
- Piscinas: Incluye a los principales responsables del proceso.
- Carriles: Son subdivisiones dentro de las piscinas que muestran los roles de cada participante.
Beneficios de BPMN en los procesos de negocio
Teniendo una mejor idea sobre qué es BPMN y cuáles son sus componentes, veamos cuáles son los principales beneficios que ofrece a las organizaciones.
- Ayuda a lograr mejores acuerdos sobre procesos vigentes y futuros.
- Evita cualquier brecha de comunicación entre el diseño y la implementación de procesos comerciales.
- Permite que los responsables de los procesos identifiquen a tiempo cualquier inconveniente y los solucionen de manera efectiva.
- Incentiva la participación de todas las partes interesadas a través de elementos fáciles de interpretar.
- Hace que el análisis operativo resulte más sencillo, sin necesidad de tener formación técnica.
- Ofrece una estructura ideal para documentar todos los procedimientos de un negocio, para poder darles seguimiento.
- Sirve como base para la automatización de procesos.
- Fomenta la mejora continua en las organizaciones.
- Aumenta la satisfacción del cliente, quien recibirá un servicio de mejor calidad.
¿Por qué es importante modelar con BPMN en una empresa?
Gracias a su alto nivel de precisión, el diagrama BPMN es considerado como la notación gráfica por excelencia para documentar todos los procesos dentro de un negocio. Además de representar las secuencias de actividades comerciales y flujos de información, resuelve cualquier ambigüedad o ineficiencia que pudiera surgir, haciendo que todos los involucrados hablen el mismo idioma.
Dada su importancia, podemos encontrar ejemplos de BPMN en múltiples escenarios, desde los más sencillos hasta los más complejos.
Un caso típico del uso del diagrama BPMN se da en las órdenes de compras. Una vez que ingresa un pedido, se realiza la revisión del inventario para confirmar su disponibilidad. Según el resultado, se podrán realizar acciones distintas, que se verán reflejadas en el gráfico con sus símbolos correspondientes.
El modelado también puede intervenir en procesos más complejos, como el desarrollo de un nuevo software, la gestión de incidentes en determinadas áreas, etc.
¿Cuál es la diferencia entre BPMN y UML?
Pese a ser un modelo estandarizado, BPMN no es el único diagrama que se utiliza en el ámbito de los negocios. Ello podría crear cierta confusión, ya que también existen otras herramientas de modelado similares, como el Unified Modeling Language (UML).
La principal diferencia entre ambas notaciones radica en sus áreas de aplicación. UML es un tipo de lenguaje que se utiliza para modelar sistemas de software, está dirigido a usuarios técnicos y se centra en la interacción entre objetos. En cambio, BPMN enfatiza los procesos sobre los objetos, siendo aplicable a los negocios y sistemas de TI. Finalmente, BPMN es más fácil de entender para usuarios no técnicos.